Утверждено приказом

Председателя

Алтайского районного суда

№____от 20 февраля 2023 г.

Положение об отделе обеспечения судопроизводства

Алтайского районного суда Республики Хакасия

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства предназначен для обеспечения организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее - Инструкция по судебному делопроизводству), а также соответствующими актами, утвержденными председателем суда.

2. Структура отдела

2.1.Структура и штатная численность отдела утверждается председателем суда, исходя из условий и особенностей работы.

2.2. В состав отдела входят начальник отдела, ведущий специалист, секретари судебного заседания, секретари суда.

3. Руководство отделом

3.1.Отдел возглавляет начальник отдела, который направляет и координирует работу отдела, а также обеспечивает своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей возложенных на секретарей судебного заседания, ведущего специалиста, секретарей суда.

3.2. Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом председателя суда в установленном порядке, работает непосредственно под руководством председателя суда и подчиняется ему, а также заместителю председателя суда в пределах его компетенции.

3.3. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее юридическое образование.

3.4. В соответствии со своими полномочиями начальник отдела осуществляет руководство деятельности отдела, организует планирование работы отдела, разрабатывает и вносит на утверждение председателю суда проекты должностных регламентов на работников отдела, а также проект положения об отделе, распределяет обязанности между сотрудниками отдела и обеспечивает контроль за исполнением возложенных на них должностных обязанностей. В пределах своей компетенции начальник отдела праве давать указания и распоряжения работникам отдела, обязательные для исполнения.

3.5 Начальник отдела осуществляет свою деятельность во взаимодействие с администратором суда по вопросам, касающихся деятельности отдела.

4. Основные направления деятельности отдела являются

Организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда, формирование и составление номенклатуры дел, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов, хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела;

прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера;

учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи;

обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;

выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюровальные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением;

методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда;

ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем соответствующего суда положением о приемной суда;

организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и т.д.;

подготовка, обработка, деперсонификация информации, ее размещение на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, в соответствии с распределением председателем суда данных функций и должностным лицам;

осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

Отдел обеспечения судопроизводства предназначен для осуществления организационного и технического обеспечения судопроизводства по уголовным, гражданским и административным делам, делам об административных правонарушений и иным материалам.

организация работы (прием, учет, хранение, обеспечение сохранности, контроль движения и иное) с поступившими в отдел делами и иными материалами, заявлениями, жалобами, представлениями и другими документами, прием телефонограмм;

информирование обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений, жалоб, дел и иных материалов;

осуществление мероприятий по подготовке заявлений, жалоб, представлений, дел и иных материалов к рассмотрению, в том числе направление участвующим в деле лицам копий заявлений, жалоб, представлений и приложенных к ним документов, составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел; извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения заявления, жалобы, представления, а также организация и контроль их направления соответствующим лицам;

проверка и доклад о явке участвующих в деле лиц;

обеспечение ведения и оформления протокола судебного заседания;

контроль за уплатой государственной пошлины и иных сборов;

ознакомление участников судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания, материалами дела, в том числе контроль за выдаваемыми для ознакомления делами и иными документами;

оформление копий судебных документов и их выдача в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству;

оформление рассмотренных дел и иных материалов, организация их направления в суд соответствующей инстанции;

подготовка, оформление и передача в архив законченных производством дел, а также учетных журналов, картотек и иных документов;

обеспечение обращения к исполнению судебных решений, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок, копий судебных документов, их передача или направление по назначению;

ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства в соответствии с регламентом его использования, утвержденным председателем соответствующего суда;

обеспечение полноты и достоверности учетных данных используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе;

подготовка и передача для отправки исходящей корреспонденции отдела;

постоянное совершенствование способов обеспечения судопроизводства, использование современных технологий при осуществлении отделом своей деятельности;

ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем соответствующего суда положением о приемной суда;

подготовка, обработка, деперсонификация информации, ее размещение на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, в соответствии с распределением председателем суда данных функций и должностным лицам;

осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями,

выполнение иных функций, осуществляемых в целях обеспечения судопроизводства по делам.

организация кодификационно-справочной работы в суде, в том числе по подбору, хранению, систематизации и учету нормативных правовых актов, судебной практики;

ведение работы по подбору и приобретению печатных изданий нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы, организация подписки на периодические издания, необходимые в работе суда;

участие в проведении обобщения судебной практики;

информирование судей и работников аппарата суда об изменениях в законодательстве Российской Федерации и формировании судебной практики федеральных судов общей юрисдикции, оказание практической помощи в поиске и подборе необходимых нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы;

организация выдачи судьям и работникам аппарата суда необходимых нормативных правовых актов, юридической и справочной литературы, а также контроль при ее осуществлении;

ведение контрольных экземпляров нормативных правовых актов, внесение соответствующих отметок в соответствии с изменениями законодательства Российской Федерации;

обеспечение функционирования установленных в суде справочных правовых систем федерального законодательства и законодательства субъектов Российской Федерации, обеспечение функционирования баз данных ведомственных нормативных актов судебной системы (программное изделие "Право", ГАС "Правосудие");

организация лицами, ответственными за ведение баз данных автоматизированного судебного делопроизводства и судимости, выверки информации первичного статистического учета и сформированных статистических данных;

проведение работ по анализу судебной статистики и других статистических показателей по направлениям организации деятельности суда;

осуществление мероприятий по информационному обеспечению деятельности суда, автоматизированному сбору и систематизации данных и информации;

оказание помощи судьям и работникам аппарата суда в освоении применяемого в суде специализированного программного обеспечения;

обеспечение функционирования, обслуживание и сопровождение электронной почты и сайта суда в сети Интернет, в том числе подготовка и размещение информации о деятельности суда на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

организация применения и обслуживание систем видео-конференц-связи, аудиовидеопротоколирования, технических средств изменения голоса скрытого свидетеля, разработка и внедрение программ в целях расширения сферы их применения и распространения;

обеспечение безопасности информационных ресурсов суда, исключение возможности утечки либо несанкционированного доступа к информации, организация мер по защите сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, обеспечение сохранения конфиденциальности содержащихся в документации сведений;

участие в проведении инвентаризации материальных ценностей и технических средств;

подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде;

организация работы по реализации прав и социальных гарантий работников аппарата суда в соответствии с законодательством Российской Федерации, регистрация больничных листов, подсчет трудового стажа;

ведение трудовых книжек и формирование личных дел работников аппарата суда, ознакомление работников суда с материалами личных дел, оформление и выдача служебных удостоверений работникам аппарата суда;

подготовка материалов к награждению работников аппарата суда государственными и ведомственными наградами;

проведение мероприятий по обучению и повышению квалификации (профессиональная переподготовка, повышение квалификации, стажировка) работников аппарата суда, участие в работе по созданию и подготовке резерва на выдвижение;

ведение табеля учета рабочего времени, индивидуального (персонифицированного) учета работников аппарата суда, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков, учет предоставления отпусков и т.д.;

осуществление работы по проверке полноты и достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых работниками аппарата суда, замещающими отдельные категории должностей, и гражданами, претендующими на замещение этих должностей, а также по соблюдению работниками аппарата суда требований к служебному поведению;

организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы, аттестации и квалификационных экзаменов федеральных государственных гражданских служащих;

формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок, составление статистической отчетности, обеспечение ведения номенклатуры дел, оформление иных документов и выдача справок по кадровым вопросам и т.д.;

контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил служебного распорядка;

ведение компьютерной базы данных кадрового состава, реестра федеральных государственных гражданских служащих суда,

консультирование федеральных государственных гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам;

ведение учета штатной и фактической численности работников;

подготовка и организация размещения на официальном сайте в сети Интернет информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей федеральных государственных гражданских служащих, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

5. Ответственность

Гражданские служащие отдела несут ответственность за исполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, установленных должностными регламентами, в соответствии с Трудовым законодательством, Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

Начальник отдела несет персональную ответственность за своевременное выполнение или ненадлежащее выполнение отделом должностных обязанностей, предусмотренных настоящим Положением, в соответствии с трудовым законодательством, Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службы Российской Федерации» .

Контроль за деятельностью отдела по установленным настоящим Положением направлениям его деятельности осуществляет председатель суда, либо лицо его замещающее.

6. Заключительные положения

По вопросам, не урегулированным настоящим Положением, следует руководствоваться действующим законодательством, а также внутренними актами суда.

Приложение

к Положению об отделе

суда общей юрисдикции

При разработке настоящего Положения учитывались следующие нормативные правовые акты:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный конституционный закон от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации";

Федеральный конституционный закон от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации;

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации;

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 декабря 2012 г. № 238 «Об утверждении положения об аппарате федерального суда общей юрисдикции»;

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 2 апреля 2010 г. N 61 «Об утверждении инструкции по организационно-штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21 февраля 2006 г. N 18 (ред. от 26.11.2015) «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих аппаратов федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 августа 2019 г. N 193 «Об утверждении типовых должностных регламентов помощника председателя суда, заместителя председателя суда, судьи кассационного суда общей юрисдикции, кассационного военного суда, помощника председателя суда, заместителя председателя суда, судьи апелляционного суда общей юрисдикции, апелляционного военного суда, помощника председателя суда (судьи) Верховного суда республики, краевого и областного судов, суда города федерального значения, судов автономной области и автономного округа, окружного (флотского) военного суда, районного суда и гарнизонного военного суда»;

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 20 ноября 2019 г. № 263 «Об утверждении Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции»;

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. № 56 «Об утверждении инструкции о порядке организации, комплектования, хранения, учета и использования документов (электронного документа) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»;

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 «Об утверждении инструкции по судебному делопроизводству в районном суде»;

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 25 июня 2021 г. N 124 «Об утверждении инструкции по ведению судебной статистики».